Capítulo 2 - Projetos

Você já deve ter criado uma série de contas e contatos em seu ambiente SugarCRM. Possivelmente você deve ter projetos em execução em alguns deles. Projetos agrupam uma série de tarefas a serem executadas e, no SugarCRM, eles podem ou não estar associados a um cliente (pode existir apenas um projeto interno de sua empresa ou um projeto pessoal seu).

Primeiramente, vamos criar um projeto isolado. Para isto, procure no Menu Principal (no topo da tela) o link para Projetos. Em atalhos, à esquerda de sua tela, clique em Novo Projeto. O formulário que será exibido é bem simples e auto explicativo. Como exemplo, vamos criar o projeto "Inserir cartões de visita no Sugar". Escolha uma data de início, término, atribua uma prioridade e um status e coloque como descrição algo como "Eliminar o arquivo físico de cartões de visita transferindo seus dados para o SugarCRM". Clique em Salvar.

Você agora está na página de seu novo projeto. Navegue pela página e veja o que é possível fazer. Como exemplo, vamos criar algumas tarefas associadas a ele. Em Tarefas do Projeto, clique em Novo.

No formulário que é exibido, coloque como nome da tarefa "Organizar os cartões de visitas". Você deve atribuir um número de identificação para a tarefa. Este número é para o seu controle. Se esta é sua primeira tarefa neste projeto, escolha o número 1. Escolha como número de ordem para esta tarefa também o número 1. Note que você pode até estimar o esforço em horas necessário à conclusão da tarefa. Módulos adicionais do SugarCRM permitem que você faça até o controle efetivo de horas gastas em uma tarefa, mas estes módulos não serão cobertos neste texto. Como descrição, coloque "Organizar os cartões por ordem alfabética de empresa, eliminar os duplicados e desnecessários". Clique em Salvar.

Você está novamente na página do projeto. Crie uma nova tarefa que corresponderá à inserção efetiva dos cartões, já organizados, no SugarCRM. Atribua como número de ordem 2, assim você sabe que as tarefas devem acontecer nesta ordem. Preencha os demais dados necessários e clique em Salvar.

Agora que você já está se familiarizando com o SugarCRM, já deve ter notado que há muitas formas de acompanhar o andamento de um projeto, com muitas ferramentas para fazê-lo. Mas imagine agora que você encerrou o seu expediente e retornará no dia seguinte para continuar seu trabalho.

Puxa, você já voltou? Lembra quais tarefas terá que executar? Entre no SugarCRM com seu usuário e senha, como você já está acostumado a fazer.

Logo abaixo do link Principal, acima, à esquerda, há uma lista de seus últimos acessos ao sistema (os últimos oito acessos são armazenados). As tarefas que você criou devem estar facilmente visíveis ali (Organizar os cartões..., Inserir os cartões...). Se este é o seu caso, clique na tarefa Organizar os cartões de visitas. Caso contrário, simplesmente localize sua tarefa procurando em seus projetos (menu na barra superior).

Edite sua tarefa para dizer que, agora, ela está em andamento e clique novamente no botão Salvar. Agora você está inserindo novas contas e contatos e lembrou-se de um cliente com o qual faz tempo que você não fala. Que tal agendar uma ligação telefônica para ele?

Volte a seu projeto Inserir Cartões de Visita no Sugar (a partir do link Projetos no menu principal e selecionando-o da lista de projetos, por exemplo) e, navegando abaixo na página, encontre o menu Atividades onde você pode agendar a ligação ou escrever um email para o seu cliente. Um sistema de gestão de contatos é isto mesmo! A partir de uma atividade, novas podem surgir envolvendo contatos existentes ou outros que surgiram (ou surgirão) a partir de referências de outros clientes, participações de feiras ou eventos.

Ainda em seu projeto Inserir Cartões de Visita no Sugar, repare que há um Histórico no qual você pode fazer anotações. Isto é bastante útil no desenrolar de um projeto, funcionando como a lembrança do mesmo. Aqui você pode escrever, em texto livre, comentários relativos a suas tarefas e projetos. Neste caso, você poderia escrever algo como "Encontrei o cartão do Sr. Fulano de Tal e lembrei-me que havia algum tempo que não o contatávamos, relendo os emails decidi perguntar a ele se havia desistido de implantar o sistema que oferecemos ou se comprou de outro fornecedor. Agendei uma ligação". Como as anotações são editáveis, você pode abri-las e complementá-las com novas informações sempre que desejar.

Use o SugarCRM também como apoio para a padronização de tarefas e obtenção de dados. Por exemplo, caso você lide com clientes internacionais, padronize o número do telefone em um formato do tipo +PP AAA FFFF-FFFF (Código do País, Código de Área e número de telefone). Incentive os usuários do sistema a, quando contatar um cliente, buscar preencher dados cadastrais que estão faltando.

Outra maneira de adicionar rapidamente informações a partir de cartões de visitas é através do link Criar Cartão de Visitas, que pode ser encontrado entre os atalhos do menu principal. Uma vantagem desta forma de inserção é que, caso o cartão corresponda a um contato de uma empresa ainda não cadastrada, este novo cadastro pode ser feito a partir da mesma página do sistema.

Logo abaixo dos atalhos há um formulário para a rápida inserção de informações. No menu principal, ele permite que você adicione informações básicas de um contato. Imagine que alguém liga neste momento e você está no meio de uma tarefa importante. Este formulário permite que você anote o nome e o telefone de contato da pessoa e preencha posteriormente as demais informações. Use esta opção com cuidado para evitar que, posteriormente, você não encontre todas as informações necessárias para um determinado contato.

Agora vamos criar um projeto associado a uma determinada conta. O processo é bastante simples. No menu superior, procure por Contas. Entre a listagem de contas existentes, selecione aquela para a qual você deseja criar um projeto clicando sobre a mesma. Agore role a página para baixo e procure por Projetos (quase ao final da página). Clique em Novo e o resto será bastante similar ao que você já fez.

Voltando para o link Projetos, no menu superior, você irá notar que tanto os projetos associados a clientes como os independentes estarão listados.

A interface do SugarCRM é bastante consistente. Uma vez que você familiariza-se com uma das funções (Contas, Contatos, Projetos) facilmente navegará entre as demais. Você já deve ter notado que é possível criar um projeto de forma independente (por exemplo, um projeto que você deseja vender a um determinado cliente) e depois associá-lo a uma conta. Basta ir para seu projeto e rolar a página até encontrar Contas, selecionando a que deseja.