Capítulo 1 - Contas e Contatos

Não importa o tamanho ou a natureza de uma empresa, a manutenção de um bom relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores é essencial para sua manutenção e crescimento. Para nossos clientes desenvolvemos produtos, serviços, projetos, dos quais podemos depender de parceiros e fornecedores. A simples manutenção de uma agenda de contatos centralizada, que permita a fácil localização de endereços, emails, nomes de colaboradores, já é motivo suficiente para a informatização de uma empresa. Hoje não há desculpa nenhuma para que este tipo de automação não seja feita, dada a ampla variedade de soluções disponíveis. O SugarCRM é apenas uma delas e foi a escolhida por nós dada a sua flexibilidade e, especialmente, por ter seu código aberto. Isto significa que, caso o SugarCRM não tenha alguma funcionalidade que necessitamos, basta olharmos o código, alterá-lo e criar esta nova funcionalidade (ou contratar alguém que o faça).

Mas vamos à prática! Acesse seu ambiente SugarCRM com seu nome de usuário e senha. Caso ainda não tenha acesso a este sistema, vá para o Capítulo 6 - Instalação e Configuração.

Repare que, logo após o seu login, o SugarCRM irá exibir a página principal de navegação a partir da qual você pode usar todas as funcionalidades do sistema. Tome um tempo para navegar por ele. Sempre que precisar voltar ao ponto de partida, use o link Principal, situado próximo ao topo da página, do lado esquerdo.

Ao lado deste link Principal há uma série de outros links para as demais funcionalidades do sistema. Imediatamente abaixo destes links você tem o histórico de suas atividades mais recentes e, à esquerda, ainda há uma série de atalhos para as principais atividades correspondentes à funcionalidade que você está utilizando no momento.

Fica fácil perceber que, como era de se esperar em um sistema de gestão de contatos, todas as funções do SugarCRM têm como sua base as Contas (empresas, parceiros, fornecedores) e os Contatos (as pessoas com as quais sua empresa se relaciona).

Pegue um dos cartões de visita que você recebeu de um fornecedor e vamos fazer nosso primeiro cadastro. Ainda que você possa cadastrar pessoas individualmente, logo você irá perceber que é mais fácil cadastrar a Conta e depois cadastrar as pessoas que têm relação com aquela conta. Caso você cadastre primeiro uma pessoa, você pode também, posteriormente, associá-la a uma conta nova ou existente.

Encontre na barra de atalhos, à esquerda, o link Nova Conta. Clique nele e preencha os dados solicitados pelo formulário. Clicando em Salvar, você irá para a página de atividades desta conta onde você pode adicionar novos contatos relativos a ela, fazer um registro do histórico de contatos, criar tarefas e projetos. Vamos cobrir todos estes itens mais adiante. Neste momento, nesta página, navegue até encontrar Contato e crie um novo contato relativo a uma pessoa que trabalha nesta empresa que você acaba de cadastrar.

Antes de seguir adiante aproveite para dar uma boa organizada em seus cartões de visita. Separe-os por ordem de cliente, fornecedor, parceiro e agrupe-os por nomes de empresas. Cadastre as empresas (Contas) e depois as pessoas (Contatos). Este exercício é uma boa forma de adquirir familiaridade com o Sugar.

Nota: Este guia cobre a versão do SugarCRM chamada Community Edition (CE). Há a possibilidade de se contatar a empresa mantenedora do sistema (sugarcrm.com) para a aquisição das versões Professional e Enterprise, que além de terem funcionalidades adicionais ainda contam com serviços de suporte especializado.