Capítulo 5 - Mantendo os Documentos em Ordem

Há inúmeras ocasiões em que necessitamos compartilhar arquivos com nossa equipe de trabalho. Desde modelos de cartas e contratos até cópias fiéis de documentos legais, certidões e mesmo fotos. O SugarCRM permite que isto seja feito de maneira organizada através da aba Colaboração, item Documentos. Logo na tela de abertura já é possível ver as opções de busca e a lista de documentos. Na lista, como em todas as outras do SugarCRM, é possível a ordenação da mesma por Nome do Documento, Categoria, Subcategoria e Datas (Publicação e Expiração).

Ao clicar no nome de um documento da lista é possível visualizar suas características e abrir o arquivo original. Caso um documento possua mais de uma revisão (por exemplo, um contrato padrão que sofre alterações de tempo em tempo) é possível armazenar as várias revisões (ou versões) do mesmo documento, mantendo o histórico de sua evolução.

Para criar um novo documento, basta utilizar o atalho no menu à esquerda: Novo Documento. Na tela a seguir é possível dar um nome ao documento, categorizá-lo e enviar o arquivo correspondente a ele. Observe que o item Revisão é obrigatório. Caso o documento não seja passível de novas versões ou revisões, escreva "Única" neste campo. Caso seja a primeira versão de um documento, escreva "Primeira". Para novas versões de um determinado documento use sempre um nome de fácil identificação como "inclusão de sócio", "alteração de imposto", ou outro nome que seja ao mesmo tempo pequeno, mas facilmente identificável.

Se o documento possuir outro documento relacionado (um anexo que esteja relacionado a um contrato específico, por exemplo), selecione-o no campo Documento Relacionado.

Na descrição, seja o mais claro e detalhado possível quanto a finalidade do documento. Se o documento é para ser usado como um modelo de carta, especifique de que forma e em que ocasião deve ser utilizado. Caso seja uma foto, diga quais as pessoas estão nela, qual o local e outras características importantes. Você pode também incluir um arquivo compactado, contendo múltiplos arquivos -- neste caso, coloque na descrição uma lista dos arquivos que fazem parte deste arquivo compactado.